Cách dùng Microsoft team đang được nhiều người quan tâm khi nhu cầu làm việc và học tập online ngày càng tăng. Ứng dụng này hỗ trợ nhắn tin, họp video, chia sẻ tài liệu và quản lý dự án trên cùng một nền tảng. Nếu bạn mới bắt đầu, hãy cùng tìm hiểu các bước cơ bản để sử dụng Microsoft Teams một cách hiệu quả và thuận tiện nhất.
Cách dùng Microsoft team cơ bản cho người mới
Giới thiệu tổng quan về Microsoft Teams
Microsoft Teams là công cụ làm việc nhóm do Microsoft phát triển, tích hợp chặt chẽ với bộ Office 365. Người dùng có thể tạo nhóm, kênh, tổ chức cuộc họp và lưu trữ tài liệu theo từng dự án. Nhờ giao diện thân thiện, bạn chỉ cần vài phút để hiểu được cấu trúc và bắt đầu thao tác cơ bản.
Khi tìm hiểu Cách dùng Microsoft team, bạn nên nắm rõ sự khác nhau giữa Nhóm (Teams), Kênh (Channels) và Cuộc họp (Meetings). Nhóm là không gian chung cho một lớp học hoặc phòng ban, kênh là các chủ đề con bên trong nhóm, còn cuộc họp là nơi trao đổi trực tiếp qua video hoặc âm thanh. Việc hiểu rõ các khái niệm này giúp bạn tổ chức công việc mạch lạc hơn.
Cài đặt và đăng nhập Microsoft Teams
Để bắt đầu với Cách dùng Microsoft team, bạn có thể sử dụng phiên bản web, ứng dụng desktop hoặc ứng dụng trên điện thoại. Trên máy tính, hãy truy cập trang chủ Microsoft và tải ứng dụng Teams phù hợp với hệ điều hành Windows hoặc macOS. Sau khi cài đặt, biểu tượng Teams sẽ xuất hiện trên màn hình hoặc trong danh sách ứng dụng.
Khi mở ứng dụng lần đầu, bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft, tài khoản cơ quan hoặc tài khoản trường học. Đây là bước bắt buộc trong Cách dùng Microsoft team, vì toàn bộ dữ liệu cuộc họp, tin nhắn và tài liệu sẽ gắn với tài khoản này. Hãy đảm bảo bạn ghi nhớ mật khẩu hoặc bật xác thực hai lớp để tăng độ an toàn.
Cách dùng Microsoft team để tạo nhóm và kênh làm việc
Tạo nhóm (Team) mới cho lớp học hoặc phòng ban
Một trong những bước quan trọng trong Cách dùng Microsoft team là tạo nhóm làm việc phù hợp với nhu cầu. Tại giao diện chính, bạn chọn mục Teams ở thanh bên trái, sau đó chọn chức năng tạo nhóm mới. Bạn có thể tạo nhóm từ đầu hoặc từ mẫu có sẵn, tùy theo cấu trúc tổ chức muốn xây dựng.
Khi tạo nhóm, bạn đặt tên rõ ràng như “Phòng Kinh Doanh”, “Lớp 10A Toán” hoặc tên dự án cụ thể. Đây là mẹo nhỏ trong Cách dùng Microsoft team giúp mọi thành viên dễ nhận diện và tham gia đúng không gian làm việc. Ngoài ra, bạn có thể thêm mô tả ngắn gọn về mục đích nhóm để tránh nhầm lẫn.
Thêm thành viên và phân quyền trong nhóm
Sau khi tìm hiểu Cách dùng Microsoft team ở bước tạo nhóm, bạn cần thêm thành viên để bắt đầu trao đổi. Trong phần quản lý nhóm, bạn chọn thêm thành viên rồi nhập email hoặc tên tài khoản của người muốn mời. Thành viên được thêm sẽ nhận được thông báo mời tham gia nhóm qua ứng dụng hoặc email.
Khi nắm rõ Cách dùng Microsoft team, bạn cũng nên chú ý đến quyền hạn của từng người. Chủ nhóm (Owner) có thể thêm, xóa thành viên và chỉnh sửa cài đặt, trong khi thành viên (Member) chủ yếu tham gia trao đổi và hoạt động trong kênh. Việc phân quyền hợp lý giúp nhóm hoạt động trật tự và hạn chế sửa đổi ngoài ý muốn.
Tạo kênh (Channel) theo chủ đề công việc
Trong thực tế áp dụng Cách dùng Microsoft team, bạn không nên dồn mọi trao đổi vào một không gian chung. Thay vào đó, hãy tạo nhiều kênh theo môn học, dự án hoặc mảng công việc như “Kế hoạch tháng”, “Tài liệu khách hàng” hoặc “Bài tập về nhà”. Kênh giúp nội dung được phân loại rõ ràng, dễ tìm kiếm hơn.
Mỗi kênh trong Cách dùng Microsoft team đều có các tab như Bài đăng (Posts), Tệp (Files) và có thể bổ sung thêm các ứng dụng khác. Tại đây, thành viên có thể nhắn tin, đính kèm file và đặt lịch họp ngay trong từng chủ đề. Điều này giúp mọi trao đổi luôn đi đúng mạch nội dung.
Cách dùng Microsoft team để họp online và chat
Tạo và tham gia cuộc họp trực tuyến
Khi tìm hiểu Cách dùng Microsoft team cho mục đích họp online, bạn có thể tạo cuộc họp từ lịch (Calendar) hoặc trực tiếp từ một kênh. Chỉ cần chọn thời gian, tên cuộc họp và thêm người tham gia, sau đó Teams sẽ gửi lời mời tự động. Người được mời có thể tham gia qua ứng dụng hoặc trình duyệt web.
Trong quá trình họp, việc nắm rõ Cách dùng Microsoft team sẽ giúp bạn điều khiển micro, camera, chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp. Bạn nên tắt micro khi không nói để tránh tạp âm, sử dụng tính năng giơ tay khi muốn phát biểu và dùng mục chat để đặt câu hỏi. Những thói quen này giúp cuộc họp diễn ra chuyên nghiệp hơn.
Gửi tin nhắn, gọi thoại và gọi video
Ngoài các cuộc họp lớn, Cách dùng Microsoft team còn hỗ trợ liên lạc 1-1 hoặc theo nhóm nhỏ. Tại mục Chat, bạn có thể gửi tin nhắn nhanh, chia sẻ hình ảnh hoặc file nhỏ cho đồng nghiệp. Đây là nơi phù hợp để trao đổi công việc hàng ngày hoặc thảo luận riêng tư mà không cần tạo kênh mới.
Khi sử dụng Cách dùng Microsoft team để gọi thoại hoặc gọi video, bạn chỉ cần mở cuộc trò chuyện và nhấn nút gọi tương ứng. Ứng dụng cho phép gọi nhiều người cùng lúc, rất thuận tiện cho các buổi thảo luận nhóm ngắn. Chất lượng cuộc gọi phụ thuộc vào đường truyền, vì vậy bạn nên dùng mạng ổn định để âm thanh và hình ảnh rõ nét.
Cách dùng Microsoft team để chia sẻ và quản lý tài liệu
Tải lên và sắp xếp file trong kênh
Một lợi thế lớn khi tìm hiểu Cách dùng Microsoft team là khả năng lưu trữ và chia sẻ file trực tiếp trong từng kênh. Mỗi kênh đều có tab Files, nơi bạn có thể tải lên tài liệu, bảng tính, slide thuyết trình và nhiều loại file khác. Điều này giúp mọi người luôn truy cập được phiên bản mới nhất mà không cần gửi email nhiều lần.
Khi áp dụng Cách dùng Microsoft team trong công việc, bạn nên tạo thư mục con bên trong tab Files để phân loại tài liệu. Ví dụ, bạn có thể chia theo “Hợp đồng”, “Báo cáo”, “Tài liệu tham khảo” để việc tìm kiếm nhanh hơn. Sắp xếp khoa học sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho cả nhóm.
Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến cùng lúc
Nhờ tích hợp với Word, Excel và PowerPoint, Cách dùng Microsoft team cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu ngay trong ứng dụng. Khi mở file, bạn có thể chọn chỉnh sửa trực tuyến, thêm nội dung, nhận xét hoặc theo dõi thay đổi. Mọi cập nhật được đồng bộ theo thời gian thực và lưu tự động trên đám mây.
Trong quá trình làm việc nhóm, việc thành thạo Cách dùng Microsoft team sẽ giúp loại bỏ tình trạng trùng file hoặc nhầm phiên bản. Thay vì lưu nhiều bản “v1, v2, final”, cả nhóm chỉ cần làm việc trên một file duy nhất. Điều này làm cho quy trình cộng tác gọn gàng và minh bạch hơn.
Mẹo hay khi áp dụng Cách dùng Microsoft team hiệu quả
Tùy chỉnh thông báo và trạng thái làm việc
Khi sử dụng Cách dùng Microsoft team trong thời gian dài, bạn nên điều chỉnh thông báo để không bị làm phiền liên tục. Trong phần cài đặt, bạn có thể chọn nhận thông báo cho tin nhắn quan trọng, cuộc họp hoặc lời nhắc, tùy theo nhu cầu. Việc lọc bớt thông báo giúp tập trung hơn vào công việc chính.
Bên cạnh đó, Cách dùng Microsoft team còn cho phép bạn đặt trạng thái như “Đang bận”, “Đang họp” hoặc “Không làm phiền”. Đồng nghiệp sẽ dựa vào trạng thái này để chọn thời điểm liên hệ phù hợp. Đây là cách nhỏ nhưng hữu ích để giữ lịch làm việc chuyên nghiệp.
Sử dụng tìm kiếm và lệnh nhanh
Trong giao diện Cách dùng Microsoft team, thanh tìm kiếm phía trên cùng là công cụ rất mạnh mẽ. Bạn có thể gõ từ khóa để tìm tin nhắn, tệp hoặc tên người chỉ trong vài giây. Điều này giúp bạn không mất thời gian lục lại từng kênh hay cuộc trò chuyện cũ cùng top10 nhomkinh.
Ngoài ra, những người dùng quen với Cách dùng Microsoft team còn tận dụng các lệnh nhanh như nhập dấu gạch chéo để mở chức năng, ví dụ chuyển trạng thái hoặc tạo cuộc họp. Dù là chi tiết nhỏ, nhưng khi dùng thường xuyên, bạn sẽ cảm nhận rõ rệt tốc độ xử lý công việc được cải thiện đáng kể.
